Procesvolmacht bij een VvE: essentieel voor procederen
Waarom heeft een VvE een procesvolmacht nodig?
Wanneer een Vereniging van Eigenaars (VvE) namens of tegen de leden wil procederen, is een procesvolmacht noodzakelijk. Zonder deze machtiging van de Algemene Ledenvergadering mag het bestuur niet zomaar naar de rechter stappen. Dit waarborgt dat ingrijpende besluiten altijd gedragen zijn door de leden en dat de VvE juridisch ontvankelijk is in een procedure. Ontbreekt zo’n machtiging, dan kan de rechter bepalen dat de VvE niet-ontvankelijk is; een kostbare en tijdrovende situatie.
Lees verder onder de afbeelding.
Geen doorlopende volmacht, behalve bij incasso
Maak onderscheid tussen incasso’s en andere procedures
Voor veel procedures mag een VvE volgens de wet en het modelreglement géén doorlopende procesvolmacht afgeven. Denk bijvoorbeeld aan geschillen over onderhoud, splitsingsakte of reglementsovertredingen. De ledenvergadering moet dan per situatie expliciet besluiten of het bestuur mag procederen. Uitzondering hierop zijn incasso’s: voor het innen van achterstallige bijdragen of boetes mag een doorlopende incassomachtiging in het reglement of middels een apart ALV-besluit worden verleend.
Voorbeeldteksten voor besluiten
Een correcte machtiging wordt vastgelegd in de notulen. Voor een eenmalige machtiging bevat het besluit duidelijk het betrokken geschil en geeft het bestuur ruim mandaat om te procederen. Voor incasso kan worden volstaan met een doorlopende machtiging, mits deze beperkt is tot vorderingen wegens betalingsachterstand of boetes.
Praktische tips!
Leg elk besluit over juridische stappen zorgvuldig vast in de notulen en bewaar deze centraal voor toekomstige referentie.
Controleer of uw splitsingsreglement een doorlopende incassomachtiging toestaat en benut deze optie alleen volgens de wettelijke regels.
Gebruik altijd expliciete formuleringen in machtigingen om discussies en fouten te voorkomen.
Meer weten of direct advies?
Wilt u meer weten over de formulering van een procesvolmacht, of wilt u een conceptbesluit laten beoordelen? Neem gerust contact op met Reijck VvE Recht: de specialist op het gebied van juridische ondersteuning op het gebied van appartementsrecht. Een goed ingerichte procesvolmacht voorkomt veel kostbare procedures en waarborgt de continuïteit van uw vereniging.
