Wat is een besluit in een VvE

Waarom het verschil belangrijk is, zeker als je een VvE besluit wilt aanvechten

Als je zoekt op VvE besluit aanvechten, bezwaar VvE besluit, of VvE besluit vernietigen, dan zit je meestal met urgentie. Je wilt voorkomen dat een maatregel doorgaat, of je wilt een besluit ongeldig maken.

Maar in veel dossiers begint het probleem al eerder: is er daadwerkelijk een besluit van de VvE genomen, door het juiste orgaan, met de juiste stemming, over iets waar de VvE over mag besluiten.

Als dat niet zo is, dan past de route “vernietigen VvE besluit kantonrechter” soms niet. Dan is een andere stap slimmer, bijvoorbeeld agenderen, vragen om vastlegging, of het bestuur formeel aanspreken. Andersom geldt ook: als iets wél een besluit is, dan moet je soms juist snel handelen, omdat het verzoek tot vernietiging in veel gevallen binnen een maand moet worden gedaan.

Wanneer is iets juridisch gezien een VvE besluit

Een besluit is in de kern: een beslissing van een orgaan van de VvE, bedoeld om een rechtsgevolg te hebben binnen de VvE, zoals toestemming geven, geld uitgeven, regels vaststellen, iemand benoemen, of een verplichting opleggen.

Belangrijk detail: het gaat niet alleen om besluiten van de vergadering van eigenaars. Ook andere organen van de VvE kunnen besluiten nemen, afhankelijk van wat er in de akte en het reglement staat.

Besluit van de vergadering van eigenaars

Dit is de meest bekende. Een besluit komt meestal tot stand tijdens een vergadering die geldig is opgeroepen, met een agenda, en met een stemming. Het besluit moet gaan over een onderwerp dat op de agenda staat, of dat volgens de regels alsnog behandeld mag worden.

In de praktijk herken je dit vaak aan een duidelijke formulering in de notulen of besluitenlijst, bijvoorbeeld: de vergadering besluit tot, de vergadering stemt in met, of de vergadering machtigt het bestuur om. 

Heb je moeite met je punt maken in de ALV? Reijck VvE Recht helpt je daar graag bij: hulp bij de alv

Besluit van het bestuur

Veel VvE’s hebben een bestuur dat de dagelijkse zaken regelt en uitvoering geeft aan wat de vergadering besluit. Soms heeft het bestuur ook eigen beslissingsruimte, bijvoorbeeld bij spoed of binnen een vastgesteld budget. Of het bestuur zelfstandig mag beslissen, hangt af van de splitsingsakte en het reglement.

Let op: een bestuursbeslissing is niet automatisch hetzelfde als een vergaderingbesluit. Dat kan relevant zijn voor de vraag wie erover mocht besluiten, en of een besluit daardoor nietig of vernietigbaar is.

Schriftelijke besluitvorming

Sommige VvE’s nemen besluiten (ook) schriftelijk, bijvoorbeeld via een ronde langs alle eigenaren. Of dat geldig is, en aan welke eisen het moet voldoen, hangt af van de toepasselijke regels binnen jouw VvE. Als je hier twijfelt, is het verstandig om het direct te laten toetsen, juist omdat discussie achteraf vaak ontstaat over de vraag of er wel echt is besloten.

Wat is vaak geen besluit, herken de valkuilen

Hier gaat het in de praktijk vaak mis. Deze situaties voelen als een besluit, maar zijn het vaak niet, of nog niet.

1. Een mededeling van de voorzitter tijdens de vergadering, zonder stemming of instemming van de vergadering.
2. Een inventarisatie, peiling, of rondvraag, bijvoorbeeld wie is voor, wie is tegen, zonder dat er een formele besluitvraag wordt gesteld en er wordt gestemd.
3. Een actiepunt in de notulen, zoals bestuur vraagt offertes op, of beheerder neemt contact op met aannemer. Dat is meestal een opdracht om informatie te verzamelen, geen toestemming om al te besteden.
4. Concept notulen, concept besluitenlijst, of een samenvatting die nog niet is vastgesteld. Dat kan wel een aanwijzing zijn, maar het is niet automatisch het besluit zelf.
5. Een keuze van de beheerder of een commissie, als die persoon geen mandaat had om te beslissen. Dan is het eerder uitvoering, of zelfs onbevoegd handelen.
6. Een technisch plan, MJOP, of begroting als voorstel. Pas als de vergadering daarover instemt, is er een besluit.
7. Een feitelijke handeling, zoals het plaatsen van een slot, het beginnen van schilderwerk, of het afsluiten van een deel van het gebouw. Dat kan de uitvoering zijn van een eerder besluit, maar de handeling zelf is niet altijd een nieuw besluit.

Als je in één van deze situaties zit, is het slim om eerst helder te krijgen: welk concreet besluit ligt hieraan ten grondslag, en waar staat dat precies.

Grijze gebieden, wanneer lijkt het op een besluit maar is het onduidelijk

Sommige situaties zitten ertussenin. Dan hangt het af van de context en van wat er precies is vastgelegd.

Een klassieker: in de vergadering wordt lang gesproken, iedereen knikt, en daarna schrijft iemand in de notulen “afgesproken dat”. Maar als niet duidelijk is dat de vergadering daadwerkelijk heeft besloten, of als onduidelijk is wat exact is besloten, ontstaat er ruimte voor discussie.

Nog een klassieker: het bestuur schrijft een mail “we gaan het zo doen”, en gaat vervolgens handelen. Dan is de vraag: handelde het bestuur binnen een eerder genomen besluit, of heeft het bestuur eigenlijk iets besloten wat alleen de vergadering mocht besluiten.

Checklist, vijf vragen om snel te bepalen of iets een besluit is

1. Wie heeft het besloten, de vergadering of het bestuur.
2. Was er een formele besluitvraag, en is er gestemd, of is er aantoonbare instemming volgens de regels.
3. Ging het over iets waar de VvE bevoegd over is, volgens wet, akte en reglement.
4. Is het besluit concreet genoeg, wie doet wat, welk bedrag, welke datum, welke toestemming.
5. Is het besluit terug te vinden in een besluitenlijst, notulen, of andere vastlegging, en klopt die vastlegging met wat er gebeurde.

Hoe meer keer je hier “ja” op kunt zeggen, hoe groter de kans dat je juridisch gezien met een besluit te maken hebt.

Wat kun je doen als het geen besluit is, maar je wel nadeel hebt

Als er nog geen besluit is, of als het besluit niet goed te pakken is, kun je vaak meer bereiken met een praktische aanpak. Denk aan:

1. Vraag om schriftelijke vastlegging. Welke beslissing is precies genomen, op welke datum, met welke stemverhouding.
2. Vraag om agendering. Laat het onderwerp op de agenda zetten voor de volgende vergadering, zodat er een helder besluit komt.
3. Vraag om stopzetting van uitvoering totdat de besluitvorming klopt. Zeker bij grote uitgaven of ingrijpende werkzaamheden.
4. Laat toetsen wie bevoegd is. Soms hoort een onderwerp bij de vergadering, niet bij het bestuur, of juist andersom.
5. Als er al schade dreigt, kan een snelle juridische stap nodig zijn. Welke stap past, hangt af van jouw situatie en van wat er al is gedaan.

De koppeling met VvE besluit vernietigen en de termijn

Veel VvE leden komen bij ons binnen met de vraag: kan ik dit laten vernietigen.

Dan starten we altijd met dezelfde basis. Is dit een besluit, zo ja van welk orgaan, en wanneer ben je er precies van op de hoogte geraakt. Dat laatste is belangrijk omdat de vernietigingstermijn vaak binnen een maand loopt vanaf kennisname of het moment waarop je kennis had kunnen nemen.

Als je in deze fase zit, wacht dan niet tot het “duidelijker” wordt. Juist onduidelijkheid is een risico, omdat de klok gewoon kan doorlopen.

Hoe Reijck VvE Recht je helpt, snel duidelijkheid en een plan

Reijck VvE Recht helpt VvE leden die vastlopen op besluitvorming, uitvoering en conflicten binnen de VvE.

Je krijgt van ons snel antwoord op drie vragen:

1. Is dit juridisch gezien een besluit, of niet.
2. Als het een besluit is, is het mogelijk nietig of vernietigbaar, en is een procedure kansrijk.
3. Welke stap levert nu het meeste effect op, vernietigen, schorsen, opnieuw laten besluiten, of eerst druk zetten met een duidelijke brief.

Wil jij weten of je te maken hebt met een echt VvE besluit, en of je bezwaar kunt maken of het besluit kunt laten vernietigen. Neem contact op met Reijck VvE Recht. Stuur bij voorkeur de notulen, de oproep en de relevante mails mee, dan kunnen we je situatie snel beoordelen.