VvE procedeert zonder duidelijke machtiging

Wat speelde er in deze zaak?

De VvE had een procedure gestart tegen een eigenaar. Volgens de VvE moest deze eigenaar onder meer voertuigen, caravans en andere goederen verwijderen. Ook wilde de VvE dat de eigenaar zich zou houden aan de hoofdsplitsingsakte, de ondersplitsingsakte en het huishoudelijk reglement.

Daarnaast vorderde de VvE een boete en een schadevergoeding vvoor schade aan een vangpaal van het slagboomsysteem.

In eerste instantie kreeg de VvE bij verstek grotendeels gelijk. De eigenaar kwam daarna in verzet. De kantonrechter vernietigde het verstekvonnis en wees de vorderingen van de VvE alsnog af.

De kantonrechter vond dat het bestuur van de VvE geen machtiging had van de vergadering van eigenaars om de procedure te voeren. De VvE ging vervolgens in hoger beroep bij het Gerechtshof Amsterdam.

Waarom was de procesmachtiging zo belangrijk?

In de hoofdsplitsingsakte stond een duidelijke bepaling. Het bestuur had de machtiging van de vergadering nodig voor het instellen van en berusten in rechtsvorderingen.

Dat betekent dat het bestuur niet zelfstandig mocht beslissen om namens de VvE een procedure te starten, als de vergadering daarvoor eerst toestemming moest geven.

Die regel beschermt de leden van de VvE. Een procedure kan namelijk kosten en risico’s meebrengen voor alle eigenaars. Denk aan advocaatkosten, griffierecht, een mogelijke proceskostenveroordeling en verdere escalatie binnen het complex.

Daarom moet de vergadering kunnen beoordelen of procederen verstandig is. De leden moeten begrijpen waarover zij stemmen.

Heeft u hulp nodig bij een ALV? Wij hebben de oplossing. Kijk hier: hulp bij ALV

Wat had de VvE volgens haar zelf besloten?

De VvE verwees naar drie vergaderingen van eigenaars.

Op 22 april 2024 was gesproken over een mandaat voor proceskosten. Volgens de notulen verleenden de aanwezigen een mandaat aangaande proceskosten.

Op 14 april 2025 werd opnieuw gesproken over een mandaat proceskosten. In de notulen stond dat de vergadering akkoord was met het mandaat proceskosten.

Op 13 oktober 2025 werd tijdens de vergadering meegedeeld dat de VvE een procedure voerde tegen de eigenaar en dat het mandaat proceskosten om die reden aan de ALV was gevraagd.

Volgens de VvE bleek hieruit voldoende dat de vergadering toestemming had gegeven voor de procedure.

Waarom vond het hof dit onvoldoende?

Het hof volgde de VvE niet.

Volgens het hof waren de notulen en besluitenlijsten te algemeen geformuleerd. Daaruit bleek niet concreet dat de vergadering toestemming had gegeven voor deze specifieke procedure tegen deze eigenaar.

Ook bleek niet dat de vergadering toestemming had gegeven voor hoger beroep.

De woorden “mandaat proceskosten” waren dus onvoldoende. Een mandaat voor kosten is iets anders dan een duidelijke machtiging om een rechtszaak te starten of een hoger beroep in te stellen.

Een VvE moet duidelijk vastleggen waarvoor toestemming wordt gegeven

Voor een geldige procesmachtiging moet uit het besluit voldoende blijken wat de vergadering precies goedkeurt. Het hoeft niet altijd ingewikkeld te zijn. Wel moet duidelijk zijn:
– tegen wie de procedure wordt gevoerd,
– waarover het geschil gaat,
– welke juridische stappen het bestuur mag zetten,
– of de machtiging ook geldt voor hoger beroep,
– en of het bestuur een advocaat mag inschakelen.

Als die duidelijkheid ontbreekt, kan de VvE later in de procedure in de problemen komen.

Een algemeen mandaat voor proceskosten is niet genoeg

Deze uitspraak laat goed zien dat een algemeen kostenmandaat niet automatisch betekent dat het bestuur ook mag procederen. Proceskosten gaan over geld. Een procesmachtiging gaat over de bevoegdheid om namens de VvE een rechtszaak te voeren.

Dat verschil is belangrijk. Een vergadering kan akkoord gaan met kosten, zonder dat voldoende duidelijk is welke procedure wordt gestart en tegen wie. Precies dat speelde in deze zaak.

Moet de naam van de eigenaar altijd in de notulen staan?

De VvE voerde aan dat het gebruikelijk is om in dit soort situaties niet aan naming and shaming te doen. Daarom was de naam van de eigenaar niet meteen expliciet genoemd.

Het hof had daar begrip voor kunnen hebben als op een andere manier voldoende duidelijk was geweest om welke kwestie het ging. Maar die duidelijkheid ontbrak.

Voor VvE’s betekent dit niet dat elke notule onnodig belastend of gedetailleerd moet zijn. Wel moet het besluit achteraf controleerbaar zijn.

Een VvE kan bijvoorbeeld werken met een duidelijke omschrijving van het dossier, het appartementsrecht, de gedraging of de concrete kwestie. Belangrijk is dat de vergadering begrijpt waarover zij beslist en dat dit later uit de stukken blijkt.

Ook hoger beroep vraagt om een duidelijke machtiging

Een belangrijk onderdeel van deze uitspraak is het hoger beroep.

Het hof stelde vast dat niet was gebleken dat de vergadering na het vonnis van de kantonrechter machtiging had gegeven om hoger beroep in te stellen. Ook was niet gebleken dat eerder al toestemming was gegeven voor deze procedure inclusief hoger beroep.

Dat werd de VvE fataal.

Voor VvE-besturen is dit een belangrijke les. Een machtiging voor een procedure in eerste aanleg betekent niet vanzelf dat het bestuur ook hoger beroep mag instellen. Dat hangt af van de tekst van de splitsingsakte, het reglement en het genomen besluit.

Neem hoger beroep expliciet mee in het besluit

Een VvE kan veel discussie voorkomen door in het besluit duidelijk op te nemen of de machtiging ook geldt voor vervolgstappen.

Denk aan hoger beroep, cassatie, executiemaatregelen of het treffen van een regeling.

Als het bestuur na een verloren procedure alsnog hoger beroep wil instellen, is het verstandig om vooraf opnieuw een besluit van de vergadering te vragen. Zeker wanneer de splitsingsakte een machtiging voorschrijft.

Wat besliste het Gerechtshof Amsterdam?

Het hof verklaarde de VvE niet ontvankelijk in het hoger beroep.
Dat betekent dat het hof de inhoudelijke klachten van de VvE niet behandelde. De vraag of de eigenaar zich wel of niet aan de regels had gehouden, kwam dus niet meer aan bod.

De VvE moest bovendien de proceskosten in hoger beroep betalen. 
Voor de VvE was dat een vervelende uitkomst. De procedure strandde niet op de inhoud, maar op de interne besluitvorming.

Wat betekent deze uitspraak voor VvE-besturen?

Deze uitspraak laat zien dat formele besluitvorming binnen een VvE geen formaliteit is. Zeker bij juridische procedures moet het bestuur zorgvuldig handelen.

Een VvE die wil optreden tegen een eigenaar, moet vooraf controleren of de vergadering daarvoor toestemming moet geven. Staat in de splitsingsakte of het reglement dat een machtiging nodig is, dan moet het besluit concreet genoeg zijn.

Zorg voor een duidelijke agenda en besluitenlijst

Een goed besluit begint al bij de agenda en de informatievoorziening. 

Zet niet alleen “proceskosten” of “juridische kwestie” op de agenda, maar omschrijf duidelijk waarover de vergadering moet beslissen. De besluitenlijst moet daarna laten zien wat daadwerkelijk is goedgekeurd.

Voorkom dat de rechter niet aan de inhoud toekomt

Voor VvE’s is er weinig frustrerender dan een procedure verliezen zonder dat de rechter inhoudelijk naar het geschil kijkt.

Toch kan dat gebeuren als de procesmachtiging ontbreekt of te vaag is. De wederpartij kan dan aanvoeren dat het bestuur niet bevoegd was om de procedure te voeren.

Een zorgvuldige machtiging voorkomt discussie en versterkt de procespositie van de VvE.

Praktische les voor appartementseigenaars

Ook voor individuele appartementseigenaars is deze uitspraak relevant.

Wordt u door de VvE aangesproken in een procedure? Dan kan het zinvol zijn om te controleren of het bestuur wel bevoegd is om die procedure te voeren. Vooral wanneer de splitsingsakte een machtiging van de vergadering voorschrijft.

Een eigenaar hoeft niet zomaar aan te nemen dat het bestuur alles zelfstandig mag beslissen.

Heeft uw VvE een conflict of procedure met een eigenaar?

Een conflict binnen de VvE vraagt om een zorgvuldige aanpak. Dat geldt bij overlast, achterstallige betalingen, strijdig gebruik, schade aan gemeenschappelijke delen of overtreding van het huishoudelijk reglement.

Reijck VvE Recht helpt appartementseigenaars bij vragen over procesmachtigingen, besluitvorming, splitsingsakten en procedures.

Wilt u weten of uw VvE rechtsgeldig kan procederen? Of twijfelt u of een besluit van de vergadering voldoende duidelijk is vastgelegd?

Neem contact op met Reijck VvE Recht voor juridisch advies over uw VvE-conflict of voorgenomen procedure.